Compte-rendu de CA Décembre 2016

12/12/2016; présents : Julien Valérie Alejandra et Frédéric pour le début de la réunion

Nous commençons le travail sur notre mode de gouvernance et comment l’améliorer avec Fréd ce soir. Voici ce qu’il ressort de cette 1ère discussion :

  • Nous discutons beaucoup entre nous, mais les décisions et mises en oeuvre ont du mal à se faire: nous tenterons de différencier les décisions simples, pour lesquelles l’action peut être rapide et d’autres qui sont complexes à résoudre (cf le logiciel, avec un groupe de travail nombreux) et qui prennent du temps à être implémentées.
  • Nous avons des problèmes de communication au CA et aussi auprès des groupes et des adhérents. Par exemple lorsque nous avons proposé des ateliers de travail sur plusieurs sujets (les adhésions, les statuts, les coprod ou les outils informatiques).
  • Nos CA manquent de temps de réflexion sur l’avenir de l’asso, nous sommes trop pris par la logistique/gestion
  • Nous constatons que le même lieu sert à la stratégie et à l’organisation
  • Comment libérer du temps aux personnes qui sont opérationnelles afin qu’elles puissent avoir du temps pour animer des ateliers de réflexion ?

Une option serait de professionnaliser certaines missions tout en maintenant nos valeurs. Certaines taches pourraient être externalisées et rémunérées. De quel budget dispose-t-on ?

Une autre option serait de séparer les structures et laisser au CA un rôle plus stratégique et de réflexion autour des valeurs que nous défendons et à une autre entité à définir (asso externe, autre groupe) celui d’implémenter les décisions prises. L’idée étant que les missions aujourd’hui rémunérées puissent pour certaines être partagées et éventuellement redevenir bénévoles.

Travail qui nous semble à rémunérer :

  • la comptabilité
  • la logistique générale de Magny (déchargement du poids lourd, fiches à extraire et imprimer…)
  • la logistique informatique : mise en ligne des produits, création des groupes sur cagette, extraction des commandes pour les passer auprès des producteurs
  • le suivi des adhésions
  • la gestion du site de commande
  • les coordinateurs de lieux de distribution, avec le suivi des paiements, les inclusions de nouveaux adhérents…

Certaines missions pourraient être plus partagées par ex l’organisation des lieux de distrib et Magny qui pourraient être tournants. Nous devrions mettre en place des modalités de fonctionnement et un planning fait à l’avances des personnes référentes.

Quels moyens aurions nous pour grandir ? ou essaimer !

Pour avancer dans cette voie de transmission des missions :

Alejandra fait 2 documents :

  • en quoi consiste être référent à Magny ?
  • en quoi consiste être référent pour gérer un planning en ligne et la distribution à Zest ?

Julien fait un document sur comment être référent cagette

Valérie est à l’aise avec le temps qu’elle donne pour la gestion des adhésions: l’an dernier d’être 3 pour cette gestion était plus de travail que cette année toute seule.

Cagette va simplifier les choses, il n’y aura plus que le rapprochement bancaire à faire.

Pour la semaine prochaine : que chacun écrive la raison d’être ce que nous faisons ensemble au sein de Corto.

Produits proposés pour la 3ème commande :

  • la liste des produits des GF: tangerines, clémentines, tarocco, pamplemousses, citrons, cédrats, batates
  • Iris bio: spaghetti en 5kg, penne en 5kg, conchiglioni 5kg, penne integral en 5kg, cheveux d’ange, orecchiette, fusilli de kamut, strozzapretti di farro, sauce tomate avec basilic 340g, passata di pomodoro 690g

 

Suite le 18/12/16, présents : Valérie, Jean-Claude, Emmanuelle, Isabelle, Robert, Alejandra et Frédéric. Julien via Skype.

Nous constatons encore une fois nos difficultés à communiquer entre nous (membres du CA) : CR des réunions, manière de s’organiser et de distribuer les missions…

Alejandra trouve qu’elle cumule trop de responsabilités et de missions, quelques solutions à mettre en œuvre :

  • arrêter de coordonner le groupe bagnoleto felice
  • réfléchir à comment diminuer mes tâches logistiques au sein de l’asso : des personnes déjà présentes pourraient participer plus et autrement si nous savions comment leur demander.

Un constat : Nous sommes d’accord sur le fond, puis souvent c’est une personne qui impulse et prend en charge.

Une méthode nous est proposée par Frédéric: n’importe qui peut proposer quelque chose, prendre une décision, pour autant qu’il communique avec tout ceux qui ont de l’expertise sur le sujet ou sont impactés par cette décision ou proposition, qu’il recueille et écoute les avis de tous. En même temps, il ne doit pas nécessairement prendre en compte tous les avis, pour éviter un consensus mou, mais il doit bien écouter tout le monde, bien réfléchir à ce qu’il a entendu et décider ensuite en conscience…

Ce qui est intéressant, c’est que chacun d’entre vous sera tour à tour dans la position de celui qui propose, qui écoute les avis des autres, ou dans la position d’être consulté pour donner son avis sur la proposition de quelqu’un d’autre. Et donc, dans ces liens qui se tissent, chacun aura à cœur d’écouter et de respecter les autres comme il souhaiterait être écouté et respecté lui même.

Cela n’empêche pas de savoir demander de l’aide.

Aspect financier du fonctionnement de Corto

il y a une vraie demande des personnes qui ne maîtrisent pas les chiffres de comprendre.

Isabelle et Robert ont commencé le travail de mettre à plat les dépenses d’une saison et comment elles s’articulent et se ventilent :

Les charges : + ou – fixes = 4800€ par distrib (7 la saison dernière) :

  • transport : 1300
  • rémunérations, : 2800
  • ndf : 600
  • location des lieux de distrib : 50

A ces charges  s’additionnent les charges fixes annuelles :

  • Cotisations aux lieux aux lieux de distribution (Ecobox et Jardin d’Alice) : 500€
  • banque : 100€
  • cagette : 600€
  • Maif : 350
  • comptable : 1200€
  • 20mill e€ de tva pour la saison dernière

Le bilan de la saison dernière a été fait par l’expert comptable en présence de Julien. L’expert comptable doit nous l’expliquer. Lui  demander aussi les accès pour notre compte aux impôts. Isabelle va prendre rdv avec lui pour construire les prévisions de cette saison en cours. Emmanuelle et Robert ont proposé d’être présents aussi

Bilan des comptes à l’AG :

Julien et Isabelle pourraient faire la présentation ensemble, en 2 parties. Julien fera un résumé sur la composition des prix, le solde des dépenses. Isabelle fera le point sur les dépenses et les entrées de l’association. Il n’y a pas eu de discussions avec l’expert comptable sur l’attribution aux différents comptes, ces questions lui seront posées afin de pouvoir l’expliquer à l’AG. Le bilan a été envoyé aux impôts. L’IS a été prélevé. La tva doit encore être prélevée (+ou- 20mille €). Changer d’expert comptable est souhaitable et nous sommes tous ok. La proposition de Gilles n’a pas abouti mais c’était une bonne piste (une scop de comptables). Isabelle a deux autres pistes. Emmanuelle propose le Cabinet Seca qui travaille dans le milieu de la culture. Isabelle s’occupe rapidement de trouver une alternative.

Il est important de retenir que le compte en banque n’est pas le seul indicateur de la situation financière  de l’association! Les marges sont impactées par nos frais (rémunérations, transports, etc…) elles sont à redéfinir en fonction du prévisionnel fait pas Isabelle et aussi de la capacité que nous souhaitons avoir pour avancer dans notre organisation et investir dans différents projets.

Il y a un risque de manquer de manœuvre si nous n’augmentons pas la marge immédiatement, nous décidons de le faire dès cette 3ème commande qui ouvre sur cagette demain.

NB : les adhésions rentrent dans le bilan comme un produit donc imposable à 15%

Une clarification devra avoir lieu sur l’attribution de l’argent des cotisations : fonctionnement ? Transport ? Rencontres ? Voyages ?…

Le groupe en charge des cofinancements d’avocatiers en Sicile a décidé que le financement se fera à la fois par un apport de l’association et par des dons des adhérents. Une communication sera faite sur ce sujet en Janvier.

AG 29 Janvier avec une AGE pour changer les statuts

Robert  et Alejandra s’occupent de contacter Pascale des Givrés d’Oranges et de préparer le changement de statuts. A l’ordre du jour, comme habituellement : bilan d’activité-moral, bilan financier, projet d’activité et budget prévisionnel

  • Emmanuelle s’occupe de le mettre en route mais ne garantit pas de tout faire
  • Réunion de prépa de l’AG le 13 janvier chez Isabelle 11 bis rue Marx Dormoy 75018 à 18h
  • Isabelle et Emmanuelle s’occupent d’animer et de préparer la réunion

Une réflexion au sujet de « Compte-rendu de CA Décembre 2016 »

  1. NOEL

    Bonjour,
    Je viens de lire votre CR et en tant que fiscaliste, je suis très surprise par le fait que vous payiez de l’IS et surtout sur les cotisations. En tant que produits d’exploitation, si vous avez le statut d’association loi 1901 sans but lucratif, les cotisations sont exonérées d’IS. L’IS ne devrait concerner que certains produits financiers. Si vous le souhaitez, je peux éventuellement vous aider (bénévolement) sur ce point.

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